Werbeartikel Lexikon

Administration

Fullservice-Aufträge werden meist nicht für eine singuläre Aktion vergeben, lindern für die dauerhafte Bereitstellung von Werbeartikeln, wie sie Prämienprogramme, Fanshops oder die zentrale Werbearlikelbeschaftung bei Unternehmen mit mehreren Filialen erfordern. Im Internetzeitalter ist es üblich geworden, den Bestellvorgang online abzuwickeln, so dass die Entwicklung und Erstellung von Online-Shops mittlerweile fast eine Kernaufgabe von Fullservice-Agenturen ist.
In der Regel werden Shop-Systeme mit verschiedenen Oberflächen aufgesetzt: eine für den Nutzer des Online-Portals sowie eine weitere für den Betreiber, den Administrator der Fullservice-Agentur, und dessen Kunden, den Werbeartikelanwender. Zwar kann man bei solchen Shop-Systemen auf bestehende Lösungen zurückgreifen. Diese müssen jedoch für jeden einzelnen Fall individuell angeglichen werden. Das beginnt beim Webdesign, das dem Corporate Design des Anwenders entsprechen sollte, und hört bei der Erstellung unterschiedlicher Usergruppen noch lange nicht auf. Letzteres ist für viele Anwender interessant: So können verschiedenen Kundentypen spezielle Rechte bei der Auftragseingabe eingeräumt oder unterschiedliche Rabatte gewährt werden. Über die Zuordnung von Passworten lässt sich die Gruppenzugehörigkeit jedes einzelnen Users im System steuern.

Da der Webshop auch optisch überzeugen soll, ist ein Fullservice-Anbieter immer auch Webdesigner. Er kümmert sich um die Oberflächengestaltung, besorgt professionelle Produktfotografien und Artikelbezeichnungen und baut Features wie die Detailansicht ausgewählter Artikel mit ein. Darüber hi-naus fungiert er als Systemadministrator. Gibt es technische Probleme, muss er sie beheben (lassen), telefonisch leistet er zudem irritierten Usern Support, falls diese mit dem Shop-System Schwierigkeiten haben.

Die Shop-Systeme sind mit der Waren-EDV verbunden, sodass beim Unterschreiten bestimmter Lagervorräte automatisch Warnmeldungen angezeigt werden. Alle Bewegungen auf der Seite werden für ein detailliertes Reporting statistisch ausgewertet. So können Fullservice-Agenturen ihre Kunden über Tages- und Monatsstatistiken, den Umsatz pro Kunde und die Häufigkeit, mit denen Artikel gekauft oder angeklickt werden, informieren. Anhand einer solchen Auswertung lässt sich zum einen der Erfolg einer Aktion gut bestimmen. Zum anderen liefert sie wertvolle Hinweise für zukünftige Sortimentsgestaltungen. Neben Monitoring und Reporting zählen auch die Bearbeitung von Reklamationen sowie die Rechnungsstellung zu den Aufgaben im administrativen Bereich.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Frage der Finanzierung innerhalb eines Fullservice-Auftrags. Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten der Preisgestaltung: In einem Fall sind die vom Werbeartikelhändler georderten Produkte Eigentum des Anwenders. Sobald sie ins Lager eingegangen sind, werden sie dem Anwender inklusive Handlings- und Lagerpauschalen in Rechnung gestellt. Für Ware, die aus dem Shop bestellt wird, erhält der Anwender in bestimmten zeitlichen Abständen (z.B. monatlich oder vierteljährlich) eine Gutschrift. Oft wird es jedoch gewünscht, dass der Werbeartikelhändler den Auftrag vorfinanziert. In diesem Fall bleibt der Fullservice-Anbieter zunächst Eigentümer der Ware und rechnet die Bestellungen direkt mit den Nutzern des Shops ab. Werbeartikelhändler, die Vorfinanzierungen offerieren, müssen über eine entsprechende Liquidität verfügen und sollten zudem ihr Risiko mindern: Üblich ist es z.B., dass die Vorfinanzierung auf einen bestimmten Zeitraum - z.B. ein Jahr - beschränkt wird. Nach diesem Zeitraum geht der nicht bestellte Restbestand der Ware in das Eigentum des Anwenders über und wird von ihm bezahlt. Schriftlich abgesichert wird zudem in den meisten Fällen, dass der Werbeartikelanwender im Falle einer vorzeitigen Vertragsauflösung das Warenrisiko übernimmt.